Waar worden mijn gegevens opgeslagen?

VisionManager draait op servers in Nederland. De hostingomgeving is gecertificeerd voor ISO 27001, NEN 7510 en ISO 9001, er worden dagelijks back-ups gemaakt en er is een firewall tegen indringers.

Is VisionManager geschikt voor ISO-certificering?

Ja. VisionManager ondersteunt het beheren van ISO 9001-, ISO 14001-, ISO 27001- en ISO 17025-kwaliteitssystemen, evenals NIS2, VCA en de CO₂-Prestatieladder. Meerdere normen kun je in één systeem combineren.

Ondersteunt VisionManager twee-factor-authenticatie?

Ja, 2FA is beschikbaar voor extra beveiliging van gebruikersaccounts.

Kan ik VisionManager op mobiel gebruiken?

Ja. Medewerkers hebben ook op mobiel direct toegang tot de relevante formulieren, documenten en taken. Zo kun je een afwijking, klacht of calamiteit ook zonder computer snel melden.

Kan ik bestaande documenten importeren?

Ja. Bestaande documenten voer je snel en makkelijk in; daarna werken versiebeheer, beoordelings- en goedkeuringsflow en de lezen-en-begrepen functie direct.

Wat gebeurt er met mijn data als ik stop?

Je data blijft van jou. Bij beëindiging van de licentie krijg je de gelegenheid om je gegevens te exporteren.

Hebben externe adviseurs toegang tot het systeem?

Ja. Ook adviseurs kunnen op afstand werken met VisionManager, wat reistijd en kosten bespaart. De rechten per gebruiker zijn in te richten.

Specificaties VisionManager — ontworpen voor jou als kwaliteitsmanager

🌐

Talen

De software is tweetalig: Nederlandstalig en Engelstalig. Na het inloggen kun je jouw keuze maken. De volgende keer dat je inlogt start VisionManager in de daarvoor gekozen taal.

🔐

Toegangsrechten

Per medewerker kan worden ingesteld welke processen zij te zien krijgen nadat zij zijn ingelogd. Hierdoor kun je gedeelten van jouw managementsysteem afschermen en krijgt de medewerker een op maat gemaakt gedeelte van het kwaliteitsmanagementsysteem te zien.
Er kunnen vier soorten toegangsrechten worden toegekend: Beheerder (alles wijzigen en toevoegen), Kwaliteitsmanager (vrijwel dezelfde rechten als de beheerder en ontvangt verbetervoorstellen per mail), Proceseigenaar (kan documenten wijzigen en het dashboard beheren) en Gebruiker (kan documenten lezen en formulieren invullen en opslaan).
Je kunt gebruikersgroepen aanmaken. Hiermee kun je snel grote hoeveelheden medewerkers opvoeren. Je geeft alleen aan bij welke gebruikersgroep iemand hoort, en VisionManager stelt automatisch de rechten in. Verander een gebruikersgroep en iedereen die daartoe behoort verandert mee.
De beheerder kan op gebruikersniveau 2FA aanzetten. Wel zo handig en veilig.

📄

Documentbeheer

Alle mogelijke bestandstypen (zoals Word, PDF, PowerPoint, Excel) kunnen worden geüpload en door de gebruiker worden ingezien.
Je kunt binnen de software flowcharts maken, zonder daar een ander programma voor nodig te hebben.
Aan elk document kan een proceseigenaar, status en versienummer worden toegekend.
Aan de documenten kun je een evaluatiedatum toekennen. Zodra de datum aanbreekt krijgt de proceseigenaar daarvan automatisch een mailtje.
Bij het aanmaken van een nieuw document kun je aangeven wie het document moet opstellen, beoordelen en goedkeuren. Hiervan worden acties aangemaakt die automatisch worden weggezet (workflow).
Van het beoordelings- en goedkeuringsproces worden overzichtelijke registraties bijgehouden. Je hebt dus altijd een audittrail bij de hand.
De gebruikers krijgen automatisch een mail wanneer er een nieuw document wordt toegevoegd of een bestaand document wordt gewijzigd. Binnen deze mail staan ook de wijzigingen opgesomd.
Mogelijkheid tot het vragen om een lees-en-begrepen bevestiging, inclusief de mogelijkheid tot het stellen van een controlevraag. De registraties hiervan worden automatisch opgeslagen.
Oude documenten worden automatisch gearchiveerd en zijn met één klik weer zichtbaar en beschikbaar te maken.
Binnen de editor van VisionManager kun je heel makkelijk plaatjes en video’s invoegen. Wel zo makkelijk voor instructies. Ook kun je binnen de tool zelf documenten aanmaken; het grote voordeel is dat je deze niet hoeft te uploaden en te downloaden.
Achter de naam van het document staat de datum waarop het document aan de gebruikers beschikbaar is gesteld.
Documenten zijn overal ter wereld (met internetaansluiting) te raadplegen.
Je kunt op individueel niveau aangeven welke formulieren en documenten voor jou favoriet zijn. Deze komen op de homepage te staan. Zo kun je met slechts één klik een registratie opvoeren of een document raadplegen.

📝

Interactieve formulieren

De beheerder kan interactieve formulieren aanmaken en toekennen aan een subproces. Het aanmaken van het template formulier kost slechts enkele minuten.
Gebruikers openen binnen VisionManager een formulier, vullen deze in en slaan het formulier binnen VisionManager op. Daarbij kan worden aangegeven bij welke processen het formulier moet worden opgeslagen.
Van elk opgeslagen formulier is de status (open, closed of overschreden) zichtbaar. Er kan worden gesorteerd op status, datum en naam.
Bij elk formulier kan een deadline en een actiehouder worden ingevuld. Wanneer twee dagen voor het verstrijken van de deadline de status nog op open staat, krijgt de actiehouder automatisch een herinneringsmail.

🗂️

Referentietabel / ISOmatrix

Voor de ISO 9001-norm en de ISO 27001-norm hebben we een referentietabel: de ISOmatrix.
Je kunt daar aangeven waar je wat hebt geregeld per normparagraaf, inclusief het eventuele risico. Dat is vooral voor de ISO 27001, onderdeel Verklaring van Toepasselijkheid, super handig: je hebt meteen een belangrijk deel van je risico-inventarisatie gedaan.
Je kunt de referentietabel ook gebruiken als checklist: per normparagraaf geef je de status aan (mee bezig, gereed of nog mee beginnen), waar je ook op kunt sorteren.
Er is een opmerkingenveld aanwezig dat je kunt gebruiken om aan te geven wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren. Datzelfde veld kunnen adviseurs ook gebruiken om aan hun klant advies te geven.

📊

Kritieke prestatie-indicatoren (KPI) en kernwaarden

Aan elk proces kunnen KPI’s en doelstellingen worden gekoppeld. De KPI’s worden gekoppeld aan één van jullie kernwaarden.
Bij de aanmaak van een KPI kun je de frequentie van meten en de eigenaar aangeven. Deze krijgt op de dag dat de KPI moet worden gemeten automatisch een mailtje.
Bij elk bezoek aan VisionManager ziet de medewerker de (kern)waarden van de organisatie. Doordat de kernwaarden ook zijn vertaald naar kritische prestatie-indicatoren begrijpt de medewerker ook de impact van de kernwaarde voor zijn of haar werk.
Bij elk proces kunnen ook de risico’s worden aangegeven.

🖥️

Dashboard, actielijst en overzichtfunctie

Van elk aangemaakte KPI en doelstelling wordt automatisch een dashboard aangemaakt. De beheerder en de proceseigenaar kunnen het dashboard beheren.
De kwaliteitsmanager en de beheerder hebben een overzichtspagina met alle documenten binnen VisionManager. Je kunt snel filteren en sorteren, zodat je een goed overzicht hebt van de actualiteit van de documenten. Wanneer je met een proceseigenaar aan tafel zit, heb je binnen enkele seconden een overzicht van zijn of haar documenten, inclusief de status ervan.
Hetzelfde geldt voor alle acties binnen VisionManager. Je kunt selecteren op status, eigenaar en type actie (klacht, audit, verbetering, KPI of registraties).
Elke gebruiker ziet na het inloggen zijn of haar actielijst staan. Bovenin beeld staat een symbooltje met daarachter het aantal openstaande acties. Wanneer je daarop klikt, opent de pagina met de acties. Hier kan worden geselecteerd op datum en soort actie.

🔍

Zoekfunctie

VisionManager bevat een zoekfunctie.
De zoekresultaten worden gesorteerd weergegeven (processen, instructies, formulieren en ingevulde formulieren).

📱

Tablet- en mobielvriendelijk

VisionManager is ook uitstekend te gebruiken met tablets en mobieltjes.
Mobiele app: het melden van bijvoorbeeld incidenten gaat daardoor razend snel.

🏁

Klaar voor ISO

VisionManager is klaar voor ISO: de opzet ondersteunt normen als ISO 9001, ISO 14001 en vele anderen volledig.
Door het gebruik van de vier kwadranten van de Deming-cirkel komt de filosofie van de ISO-normen volledig tot zijn recht. De gebruiker leert ongemerkt in termen van de Deming-cirkel te denken.
VisionManager is ingericht volgens de systematiek van de nieuwe HLS-structuur en principes.

🏢

Multi-site

VisionManager is zeer geschikt voor multi-site certificering.
Ook wanneer vestigingen van je organisatie zich in het buitenland bevinden is VisionManager uitstekend te gebruiken. De tool onthoudt met welke taal de vorige keer is ingelogd en opent de volgende keer automatisch in de juiste taal.

🔒

Veiligheid

VisionManager is beveiligd met een SSL-certificaat: de verbinding is versleuteld en ook het uploaden van documenten vindt versleuteld plaats.
De servers staan in Nederland, in een beveiligde omgeving waar alleen daarvoor bevoegde personen toegang hebben.
Natuurlijk wordt er een uitgebreide backupprocedure toegepast.

☎️

Helpdesk

VisionManager heeft een helpdesk voor algemene vragen en een helpdesk voor technische vragen.

Specificaties VisionManager