.png)
Voor organisaties die het graag overzichtelijk houden.
Ons documentbeheersysteem voldoet aan alle eisen die door ISO-normeringen (zoals de ISO 9001, ISO 14001 en de ISO 18001) worden gesteld. Inclusief accreditaties (zoals de ISO 17020, ISO 17024, ISO 17025 en vele anderen). Ook is VisionManager GMP-proof. Het documentbeheersysteem werkt makkelijk en intuïtief, maar is toch waterdicht!
Bij het opstellen van een nieuw document of bij de wijziging van een bestaand document geeft u aan wie het document gaat opstellen, beoordelen en goedkeuren. Zodra u het document heeft opgesteld nodigt u met één klik de beoordelaars uit. Deze krijgen een mail en een actie toebedeeld in hun persoonlijke actielijst. Nadat de beoordelaars het document hebben beoordeeld en van commentaar voorzien, kan het document worden aangepast en goedgekeurd. De goedkeurder wordt hiervoor automatisch uitgenodigd. Nadat het document is goedgekeurd, brengt u met één klik alle gebruikers van dit document op de hoogte van de wijziging. In de mail die zij krijgen staat meteen aangegeven wat er gewijzigd is!
Tijdens het goedkeuringsproces kunt u de voortgang daarvan bewaken met de “Overzicht”-functie. U ziet daar exact welk document zich in welk stadium bevindt en wie de beoordeling of goedkeuring moet uitvoeren.
Nadat het document is goedgekeurd, is het op geen enkele manier nog te wijzigen. De revisiehistorie — wie het document heeft opgesteld, beoordeeld en goedgekeurd (inclusief de opmerkingen) — wordt weergegeven in een apart tabblad. Zo is de historie van het document makkelijk, betrouwbaar en snel na te gaan.
Weet u zeker dat het gewijzigde document door uw collega's is gelezen en begrepen? Of gokt u erop? Met VisionManager hoeft u niet te gokken. Met het zetten van één vinkje krijgen de gebruikers van het document een mail met daarin de vraag om het document te bekijken. Deze actie komt ook in hun persoonlijke actielijst en in de grote overzichtfunctie. Wanneer zij het document openen, zien ze een popup met de vraag of zij het hebben gelezen en begrepen. U kunt in de mail zelfs een controlevraag stellen, zodat u zeker weet dat het document is gelezen en begrepen. De registraties worden bij het document opgeslagen in een tabblad dat alleen de proceseigenaar en de kwaliteitsmanager kan zien. Via de overzichtfunctie kan de kwaliteitsmanager met één klik zien wie nog moet reageren.
Digitaal documentenbeheer is meer dan bestanden bewaren in de cloud. Het gaat om grip: wie heeft welk document gemaakt, wie beoordeelt en keurt het goed, welke versie geldt en wie heeft een document gelezen en begrepen? VisionManager regelt dat vanzelf, zonder ingewikkelde mappenstructuren of losse Excel-lijsten.
Bij het opstellen van een nieuw document of een wijziging geef je aan wie het document opstelt, beoordeelt en goedkeurt. Zodra het concept klaar is, nodig je met één klik de beoordelaars uit. Die krijgen een mail en zien de actie in hun persoonlijke actielijst. Na de beoordeling wordt de goedkeurder automatisch uitgenodigd. Is het document goedgekeurd? Dan breng je met één klik alle gebruikers op de hoogte, inclusief een overzicht van wat er precies is gewijzigd.
Tijdens het goedkeuringsproces volg je de voortgang met de overzichtsfunctie. Je ziet exact welk document zich in welk stadium bevindt en wie de beoordeling of goedkeuring nog moet uitvoeren. Als kwaliteitsmanager hoef je nooit meer achter collega's aan te vragen waar het staat.
Met één vinkje krijgen de gebruikers van een document een mail met de vraag om het te bekijken. Openen zij het document, dan zien ze een popup met de vraag of zij het hebben gelezen en begrepen. Je kunt er zelfs een controlevraag aan koppelen, zodat je zeker weet dat de inhoud ook echt is begrepen. De registraties worden bij het document opgeslagen, alleen zichtbaar voor de proceseigenaar en de kwaliteitsmanager.
Medewerkers vinden hun documenten zonder zoeken: via hun persoonlijke dashboards, de processtructuur of de handige zoekmachine. Ook op mobiel hebben zij direct toegang tot de documenten, formulieren en taken die voor hen relevant zijn.
Zien hoe documentbeheer eruitziet zonder mapjes en zoekwerk? Vraag een demo aan en zie binnen een half uur hoe het werkt.
Demo aanvragen